Politique de confidentialité

POLITIQUE DE LA CLINIQUE DE CARDIOLOGIE LANAUDIÈRE

À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Aux patient(e)s de la Clinique de Cardiologie Lanaudière,

Nous tenons à vous assurer que nous reconnaissons avoir la responsabilité de protéger toutes les informations personnelles et privées de nos patients, de nos partenaires ainsi que de nos employés. Nous avons donc pris les mesures nécessaires afin de respecter nos obligations conformément à la Loi 25 concernant la modernisation des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.

Si vous croyez être victime d’un bris de confidentialité, veuillez aviser dans les plus brefs délais notre responsable de la protection des renseignements personnels, Mme Martine Roy, aux coordonnées mentionnées ci-dessous. Nous nous engageons à faire suite à votre demande dans les meilleurs délais et à corriger toute situation fautive.

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la Clinique de Cardiologie Lanaudière recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels.

Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la Clinique » dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit par exemple en personne, par téléphone, par courriel ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de la consulter, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à celle-ci.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Martine Roy

Gestionnaire clinique et responsable de la protection des renseignements personnels

Clinique de Cardiologie Lanaudière

324 boulevard Antonio-Barrette, bureau 102 Notre-Dame-des-Prairies, Québec. J6E 1G2

Téléphone : 579-244-0055

Courriel : martine.roy@cardiolanaudiere.ca

N’hésitez pas à communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire concernant la Politique ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.

Rôles et responsabilités

Au sein de la clinique, tous les membres de l’équipe ont la responsabilité de préserver la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels.

Plusieurs mesures ont été mises en place, notamment :

Confidentialité et protection des mots de passe
Verrouillage du système informatique lors d’une absence
Déchiquetage sécurisé des documents contenant des renseignements personnels
Emplacement sécurisé du télécopieur
Retrait rapide des accès informatiques lorsqu’un employé quitte l’organisation

Les professionnels de la santé et le personnel administratif sont responsables de la collecte, de la gestion et de la divulgation des informations sensibles dans le cadre du traitement médical.

Ils doivent notamment :

protéger les renseignements personnels des patients
éviter toute discussion d’informations confidentielles dans les lieux publics
se conformer aux lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Tous les membres du personnel doivent également signer une entente de confidentialité et suivre une formation lors de l’embauche ainsi que des rappels périodiques.

Définitions importantes

Incident de confidentialité

Un incident de confidentialité correspond notamment à :

l’accès non autorisé à un renseignement personnel
l’utilisation non autorisée d’un renseignement personnel
la communication non autorisée d’un renseignement personnel
la perte d’un renseignement personnel
toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel

Renseignement personnel

Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

Les renseignements personnels sont obtenus :

directement auprès de la personne concernée
auprès de ses représentants autorisés
auprès d’autres établissements de santé ou professionnels de la santé
auprès de la RAMQ ou d’organismes du réseau de la santé

La Clinique utilise uniquement des méthodes équitables et légales pour recueillir les renseignements personnels.

Quels renseignements personnels collectons-nous ?

Les renseignements peuvent comprendre :

nom et prénom
adresse
adresse courriel
numéro de téléphone
date de naissance
numéro d’assurance maladie
nom de la pharmacie
nom du médecin de famille
informations relatives à votre état de santé (diagnostics, traitements, examens)

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ?

Ces renseignements sont recueillis notamment pour :

correspondre avec les patients
fournir des services médicaux
planifier les rendez-vous
repérer et gérer votre dossier médical
des fins administratives et comptables

Personnes ayant accès à vos renseignements

Seules les personnes suivantes peuvent avoir accès à vos renseignements :

les professionnels de la santé de la clinique
le personnel administratif autorisé
certains fournisseurs de services ayant signé une entente de confidentialité
les autorités compétentes lorsque la loi l’exige

Dans certains cas, des données dépersonnalisées pourraient être utilisées pour des activités de recherche ou d’analyse statistique.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements sont conservés conformément aux lois et règlements applicables au Québec ainsi qu’aux exigences du Collège des médecins du Québec.

Les renseignements contenus dans un dossier médical sont conservés au minimum cinq ans et généralement tant que la relation médecin-patient existe.

Où sont conservés vos renseignements ?

Les renseignements personnels sur la santé sont conservés dans notre dossier médical électronique (DME) Medesync, reconnu et utilisé dans le réseau de la santé.

Les renseignements peuvent également être conservés dans :

le DSQ (Dossier Santé Québec)
les systèmes médicaux utilisés pour certains examens (ECG, holter, échographie)

Nous nous assurons que les fournisseurs respectent les normes applicables en matière de sécurité et de protection des données.

Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité :

physiques
technologiques
administratives
informatiques

afin de protéger les renseignements personnels contre les incidents de confidentialité.

Malgré ces mesures, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue.

Signalement des incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité présente un risque sérieux de préjudice, la clinique :

avisera la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)
avisera les personnes concernées
prendra les mesures nécessaires pour réduire les risques

Vos droits concernant vos renseignements personnels

Vous disposez notamment des droits suivants :

Accès

demander l’accès à vos renseignements personnels.

Rectification

demander la correction d’informations inexactes.

Retrait du consentement

retirer votre consentement à certaines utilisations.

Restriction d’accès

limiter l’accès à certains intervenants.

Plainte

déposer une plainte auprès de la clinique ou de la Commission d’accès à l’information.

Portabilité

demander le transfert de vos renseignements vers une autre organisation.

Témoins de navigation (cookies)

Notre site web peut utiliser des témoins de navigation afin :

d’améliorer l’expérience utilisateur
de mesurer l’achalandage du site

Ces témoins ne permettent pas de vous identifier personnellement.

Destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont détruits conformément :

aux lois applicables
aux règlements du Collège des médecins du Québec

Les documents papier sont détruits par déchiquetage sécurisé.

Mise à jour de la politique

La présente Politique peut être modifiée afin de refléter :

les changements législatifs
l’évolution de nos pratiques

La version à jour sera disponible sur notre site internet.